Services
communicatieadvies
art direction
projectmanagement
(online) ontwerp
online en offline communicatiemiddelen
software-ontwikkeling
digitale leeromgeving
campagne
animaties
films
documentaire
NS is een belangrijke speler in de wereld van het openbaar vervoer. Om het spoorverkeer in goede banen te kunnen leiden, optimaliseert NS haar bedrijfsprocessen voortdurend. Deze constante beweging vraagt om wendbaarheid en nieuwe skills, in alle lagen van de organisatie. De change- en mobiliteitsprojecten die hieraan vorm geven, worden vanaf 2012 gebundeld, aanvankelijk onder de naam ‘No School Today’ en later onder ‘De Werkplaats’. In 2018 wordt De Werkplaats een formeel organisatieonderdeel van NS.
Bij herinrichting van bedrijfsprocessen, verschuiven, veranderen of verdwijnen soms functies. Met het programma van De Werkplaats, kiest de NS er bewust voor, om veel energie te steken in de professionele ontwikkeling van hun eigen mensen. Het mes snijdt daarbij aan twee kanten: de NS investeert in brede professionele skills in eigen huis, vult vacatures intern op én reduceert het aantal opzeggingen van dienstverband, terwijl alle betrokken medewerkers en hun leidinggevenden hun kennis, motivatie en wendbaarheid kunnen vergroten. Hiermee kunnen ze een volgende stap in hun loopbaan zetten; binnen de eigen organisatie, of daarbuiten.
De vraag
De bovenliggende vraag van NS en de betrokken expertise partij Changekitchen, is dan ook: denk ook met ons mee hoe communicatie De Werkplaats helpt om haar doelen te bereiken. Hoe zorgen we voor de juiste boodschap en de juiste middelen om de professionele ontwikkeling, wendbaarheid en mobiliteit van de interne doelgroep maximaal te stimuleren en faciliteren?
Effectieve communicatie is cruciaal voor een succesvolle uitkomst. Dit is een voortdurend proces.
Concept
Het communicatieconcept sluit aan bij de wijze waarop De Werkplaats verandering benadert: als een organisch proces waarin vertrouwen, ontdekken, aanpassen en een actieve eigen verantwoordelijkheid van alle betrokkenen om de verandering mede vorm te geven, centraal staan. Met als rode draad: goede informatievoorziening, voortdurend het eerlijke verhaal vertellen, ook als nog niet alles duidelijk is. Effectieve communicatie is dan cruciaal voor een succesvolle uitkomst. Dit is een voortdurend proces. Budelinc wordt daarom als communicatiepartner onderdeel van het team van De Werkplaats.
Verandering roept vaak weerstand op. Succesvol veranderen, gaat dan ook over meer dan een systeemverandering. Het gaat er vooral om, om je mensen mee te nemen in een nieuwe gang van zaken, nieuwe taken, nieuw denken. We kiezen voor een heldere en positieve communicatie waarin drie functies centraal staan: informeren, enthousiasmeren en activeren.
Uitwerking
Vanuit deze drie functies, ontwikkelen we voor De Werkplaats een visuele identiteit en een groot aantal middelen zoals een digitaal platform, films, animaties, templates, banners en een change game.
Visuele identiteit
Om De Werkplaats neer te zetten als een zelfstandig bedrijfsonderdeel van NS, ontwikkelden we een visuele identiteit. De underscore heeft een dubbelfunctie: hij geeft weer waar het bij de Werkplaats om draait en is tegelijkertijd een oproep aan alle betrokkenen om mee te doen. Vanuit deze identiteit worden verschillende communicatiemiddelen gemaakt. Om de individuele teamleden achter De Werkplaats nadrukkelijker neer te zetten als persoonlijke partner in een change-proces, maken we voor ieder teamlid een avatar in de huisstijl.
Flexibel digitaal platform als hart van de verandering
Een hoofdrol binnen de change projecten van De Werkplaats, is weggelegd voor een omvangrijk digitaal platform, dat we bouwden. Het platform is niet alleen een communicatietool, maar ook een concreet middel in het vormgeven van de verandering zelf. Bij 12 omvangrijke transitietrajecten binnen de Nederlandse Spoorwegen is dit platform ingezet.
Het platform heeft 4 belangrijke functies: communicatie, professionele ontwikkeling, samenwerken en monitoring.
1. Communicatie: we brengen op het platform het online gesprek over de verandering op gang en nodigen mensen uit om hieraan deel te nemen. Het waarom wordt geduid, alle nieuwsberichten over change zijn hier te vinden, de opinies van alle betrokkenen worden aan elkaar verbonden. We voeden het gesprek met inspirerende content als blogs, films, animaties en houden polls. Zo bieden we medewerkers van NS een ander perspectief; op de verandering zelf, maar ook op de kansen die daarmee ontstaan.
Inspiratiefilm: NS-medewerker Donny over omgaan met verandering
2. Professionele ontwikkeling: het platform bevat een uitgebreide online leeromgeving: de Werkplaats Academie. Dit onderwijsprogramma bestaat uit zo’n 80 blended learning modules, variërend van 2 tot 16 uur, waar mensen zelf uit kunnen kiezen; e-learnings, teamtrainingen op de werkvloer, schriftelijke vakkennis en inspirerende content over omgaan met verandering. Zo bepalen zelf wat en wanneer ze willen leren in het licht van de verandering, en geven daarmee de verandering mede vorm. Door zelf een curriculum samen te stellen, voelen mensen zich meer betrokken bij de verandering en bepalen ze zelf hun professionele koers.
3. Samenwerken: het online platform biedt belangrijke functies voor concrete samenwerking tussen medewerkers en leidinggevenden.
4. Monitoring: opdrachtgevers van de projecten monitoren vanuit de back office de verandering in praktijk. Polls, evaluaties en inzicht in de wijze waarop mensen gebruik maken van het platform bieden de informatie die nodig is, voor interventies zoals bijeenkomsten, of via het platform aangestuurde planningen, mailfuncties, nieuwsbrieven en digitaal scholingsaanbod.
Voor het ontwerp en de functionele opzet van het platform, hebben we de volgende uitgangspunten gekozen: out of the box (deelnemers uitdagen om buiten de kaders te denken), geen one-size-fits-all (maatwerk per deelnemer), lef (het echte, transparante gesprek voeren), lol (humorvolle content en tools omdat veranderen ook leuk kan zijn) en beweging (flexibel en direct aan te passen aan het project of fase).
Het platform is volledig gebouwd en ingericht om snel mee te kunnen bewegen bij wat de verandering van medewerkers vraagt en hen hands on te ondersteunen bij wat ze daarin nodig hebben. De content bestaat dan ook grotendeels uit maatwerk. Zo maakten we korte inspiratiefilms, explanimaties, e-learnings en een videoserie met interne opinion leaders over de best practices uit de werkomgeving binnen NS.
Een van de transitietrajecten die werden gefaciliteerd door De Werkplaats, was de Herinrichting van het Landelijk Besturingscentrum, dat alle treinbewegingen in Nederland aanstuurt. Een belangrijke en ingewikkelde taak, waarin NS elke dag intensief samenwerkt met Prorail. De herinrichting betekende een grote verandering in het samenwerken tussen NS en Prorail. Eentje die alleen succesvol zou zijn, als medewerkers in staat zouden zijn om de gezamenlijke taak voorop te zetten. Het begrip ‘WIJ” was dan ook een belangrijke bewustzijns-factor; ‘wij zorgen er samen voor dat er elke dag treinen rijden. Wij geven samen vorm aan deze verandering.’ Via het online platform werd deze verandering maximaal gefaciliteerd. Ook op de werkvloer onderstreepten we de Wij-boodschap met verschillende middelen zoals templates, posters, banners, mokken en koffiebekers.
Change Game
In samenwerking met Changekitchen en Raccoon Serious Gaming ontwikkelden we voor De Werkplaats een Change Game. Een leerzaam spel waarin alle aspecten aan bod komen, die een rol spelen bij complexe veranderingen. Tijdens de Change Game ervaren deelnemende leidinggevenden, wat het effect is van aannames, hoe belangrijk draagvlak en overleg is, wanneer weerstand ontstaat, hoe de kaders van een besluitvormingsproces gaandeweg kunnen veranderen en hoe je daar samen mee omgaat. Zo leren medewerkers spelenderwijs de valkuilen van een dynamisch veranderingsproces te herkennen en vermijden. De Change Game is ontworpen in lijn met de visuele identiteit van De Werkplaats en milieuvriendelijk gedrukt.
De communicatie- en interventietools die we voor NS ontwikkelden, hebben de veranderingen een positieve en constructieve vorm gegeven.
Resultaat
De Werkplaats heeft in tien jaar tijd veel successen geboekt. De communicatie- en interventietools die we voor NS ontwikkelden, hebben de veranderingen een positieve en constructieve vorm gegeven. Een grote groep medewerkers is ondersteund en geënthousiasmeerd om verandering als een kans te zien voor persoonlijke en professionele ontwikkeling en zelf actief te werken aan hun verdere loopbaan. De winst voor NS: meer professionele skills in eigen huis, behoud van medewerkers voor vrijkomende functies en een reductie van mobiliteitskosten. Zo maakten de medewerkers van NS samen met de Werkplaats de belofte van haar tagline waar: ‘samen succesvol implementeren’.
Voor Budelinc was het een prachtige opdracht om een partij als NS een decennium lang te mogen ondersteunen in hun grote interne transities. We voelden ons als een vis in het water in het team van De Werkplaats in onze rol van inspirator, verbinder, bouwer en ontwerper.